若⼿社員が牽引した、新製品への⼤規模移⾏プロジェクト
統合人事システム「COMPANY」のバージョンアップ。サーバーをクラウドに移行し、SaaS型のサービス提供へと切り替え。時流に合わせたセキュリティ対策、UI/UXを向上させることで業務効率化を目指すためのプロジェクトだ。某大手飲料メーカーのプロジェクトを担当することになったのは、2022年入社の若手社員3名だった。プロジェクトを振り返り、アサインされた時の思いや困難を乗り越えたエピソード、今後の目標などについて語る。
Profile 社員紹介
M.A.
営業
Sales & Marketing Div.Customer Success Sales 2 Dept.
2022年新卒入社
C.Y.
保守コンサルタント
Customer Success Div.Industry Solution 1 Dept.
2022年新卒入社
M.O.
導入コンサルタント（プロジェクトマネージャー）
Customer Success Div.SaaS Version Up Dept.
2022年新卒入社
Theme
若手社員3名が主体となり、立ち向かったプロジェクト
労働人口の減少や働き方改革の推進等により、企業のさらなる業務効率化が求められている昨今。業務改善すべきとされるポイントは多岐に渡るが、中でもビジネスパーソンが日常的に使用するシステムの操作性は、業務にかかる時間を大きく左右するといっても過言ではない。このような課題を受けて取り組んだのが、統合人事システム「COMPANY」のバージョンアッププロジェクトだ。現在利用しているバージョンから最新のバージョンへアップデートし、UI/UXを全面的にリニューアルすることで、システムの操作性をより向上させた。
また、各お客様が保有するサーバーでシステムを運用するオンプレミスから、WHIが管理するサーバーにて運用するクラウドへと変更。つまり、SaaS型のサービス提供へと切り替えを行った。これにより、システムの改善や利用範囲の拡張に対応しやすくなり、お客様の課題解決のさらなる促進が可能となる。
このプロジェクトは、規模が大きいことはもちろん、これまでの仕様から大きく変化するため、お客様に対応いただくことも多くなる。そんな、大規模かつ高難度の某大手メーカーのバージョンアッププロジェクトは、当時入社2年目の若手社員3名が中心となって取り組むこととなった。
「入社当初から今までに複数社のバージョンアッププロジェクトに携わってきたことから、経験を活かして一人で安定的にプロジェクトをこなせるようになって欲しい。このような上司の期待を受けてアサインされました」
そう語るのは、プロジェクトマネージャーのM.O.だ。WHI側のハブとなり、プロジェクトの運営や問い合わせ対応に携わった。
入社以来、同社のカスタマーサクセスマネージャーとして経験を積んできたC.Y.は、当プロジェクトでもその役割を果たした。「システム活用のための提案から新機能導入サポート遂行までを主導するのは初めての経験だったので、正直不安もありました。しかし、お客様の担当者様を含めてプロジェクトメンバーの大半が同年代だったので心強く、前向きに取り組むことができました」
プロジェクト実施前の提案や契約締結業務を担当したのは、営業のM.A.だ。バージョンアップの内容説明や課題のヒアリングなどを通して、お客様との信頼関係を構築。スムーズなプロジェクトの進行をアシストした。M.A.は当時の思いをこう振り返る。
「入社1年目から担当していたお客様だったので、より良いシステムを使っていただきたいという強い思いを持って提案しました。M.O.さん、C.Y.さんという同期とともにプロジェクトに挑めたのは、安心感がありましたね」
そして、約8か月におよぶバージョンアッププロジェクトが始動した。
Theme
困難を乗り越えた先に、成長がある
最初に直面した課題は、 お客様との認識がずれていたことだった。お客様が想像する仕様とシステムの仕様が異なっていたのである。これは無形商材ならではの難しさであり、事前にすべてを完璧にお客様に伝えることができないからこそ、プロジェクト開始後の対応が重要となる。お客様との齟齬に気づいたM.O.はすぐさま社内の開発部門に相談。お客様の理想を実現しつつ、効果的な対応方法について何度も協議した。 そうして方針を定めたうえで迅速にお客様へ報告。その際に意識したのは、プロジェクトマネージャーとしての責任を強く持ち続けることだった。お客様に心から満足していただくためには、お客様の要望・希望をそのまま叶えるのではなく、お客様以上にお客様の理想の状態を考えて建設的な提案をする必要がある。M.O.は言う。
「私は当プロジェクトから担当になったので、懸念されている点や期待している点を早めに察知し、お客様に合わせたコミュニケーションを意識しました。また、課題に対して十分な情報を揃えてスピーディにご案内し、安心していただけるよう意識しました」
時には、お客様の要望をすぐに叶えられないこともあった。それでも諦めなかったのがC.Y.だ。お客様にとっては必要不可欠な内容であったため、開発部門と連携して今後の改修案件として議題に上げ、既存機能で要望に近づけられる部分に関しては代替手段を提案した。C.Y.は振り返る。
「お客様と信頼関係を築くため、誠意ある対応を心がけました。WHIのプロジェクトは数千名から数万名の方に影響があり、非常に高単価です。プロジェクト規模が大きい分、お客様の不安も大きくなります。そのため、電話で密にコミュニケーションを取ったり、社内のステークホルダーに協力してもらい迅速に対応したり、小さな不安を全て取り除くようにしていました」
実は、プロジェクト開始前にも困難に直面していた。プロジェクト開始1ヶ月前のタイミングでお客様の経営層やグループ会社に向けた社内説明を実施しなければならなくなったのだ。通常はお客様側の担当者が経営層向けに資料を作成して説明を行う。しかし、期日通りにプロジェクトをスタートさせるためには、短期間で経営層に納得してもらう必要があるため、M.A.も資料作成に協力。営業部門に限らず、複数の部門のメンバーを巻き込んで情報を収集し、スピーディに納得感のある資料を仕上げた。M.A.は語る。
「限られた時間で質の高い資料を作成するためにも、他部門を含む関係者に状況を共有して協力体制を築きました。経営会議に向けたTODOの整理と必要情報の洗い出しを迅速に行って資料を作成。無事にお客様先の各方面からの承認を得られて、プロジェクトをスタートさせることができました」
数々の困難を乗り越えて、ついに「COMPANY」のバージョンアッププロジェクトが完了した。
Theme
お客様に貢献するため、 経験を活かして挑戦を続ける
入社2年目の若手社員が中心となったプロジェクトは、WHIにとってもはじめての試みだった。社内でも大きな反響があり、若手主導でプロジェクトを無事完遂させたことが話題となった。お客様からも激励の言葉をいただけた。プロジェクトが成功したのは、ひとえにM.O.、C.Y.、M.A.が責任を持って職務を果たしたからであろう。M.O.は笑顔を見せる。
「プロジェクトを乗り越えたことで、自分の業務に自信を持てました。また、今回の経験で数多くの引き出しを得られたと思います。イレギュラーな事態に直面した場合でも、お客様や社内の関係者を巻き込み、コントロールしながら迅速に問題を解決する。お客様に寄り添いながら、より良い方向へと導く……。これから向き合うプロジェクトでも、この経験を活かしてお客様に貢献したいです」
C.Y.は早くも次のバージョンアッププロジェクトを見据えている。
「担当しているお客様の約半数が、これからバージョンアップを迎えます。今回のプロジェクトでは、大規模なプロジェクトの物ごとを順序だてて進める計画性や、密なコミュニケーションの取り方を身につけられました。メインでカスタマーサクセスマネージャーをやり切った経験をもとに、今後はさらに的確に課題や要望を取りまとめ、スムーズにプロジェクトを進められるよう頑張りたいです」
M.A.は、この経験により視野が広がったと語る。
「社内はもちろん、お客様のステークホルダーまで意識できるようになりました。そして、 “社内外の関係者を巻き込むためには何をすべきか”という視点が養われたのが、一番成長できたポイントです。今後の目標は、バージョンアップに対して前向きなお客様を増やすことです。義務的に行うのではなく、“使いやすくなるから移行したい”と思って実施いただけるよう、事例を踏まえながら提案したいと思います」
若手社員主導で見事に完遂したバージョンアッププロジェクト。様々な経験を積み、それぞれが大きな成長を遂げた。より良いシステムを提供し、お客様に貢献するためにも、彼女たちの挑戦は続いていく。
